Preguntas frecuentes sobre el software Canal Denuncias – Whistleblowing

El denunciante que utiliza un sistema informático para denunciar una irregularidad puede ser un empleado o un colaborador de la institución o empresa.

La posibilidad de enviar denuncias se extiende también a los empleados o colaboradores de un proveedor que hayan sido testigos de un ilícito.

Todas las categorías de denunciantes mencionadas anteriormente están protegidas por la ley y tienen derecho a disponer de un sistema informático seguro como Canal Denuncias – Whistleblowing, capaz de ofrecer garantías técnicas de confidencialidad del denunciante aplicadas durante todas las fases de la gestión de la denuncia.

El anonimato, cuando está previsto, y la protección extrema de la confidencialidad de los denunciantes es el núcleo tanto de la legislación nacional como de la Directiva de la UE, aplicable tanto en el sector público como en el privado en todos los Estados miembros de la UE.

El compromiso de DigitalPA es aplicar las mejores prácticas del sector y traducir estos requisitos normativos en una excelente herramienta informática que garantice la máxima seguridad y la total confidencialidad de los datos y la privacidad. El sistema, de hecho:

• Permite la denuncia anónima y confidencial.
• Ofrece un sistema de encriptación tanto en la transmisión como en el almacenamiento de datos y, cuando está presente, el nombre del denunciante se separa de la denuncia.
• Se apoya en una infraestructura certificada y segura compuesta por servidores dedicados de DigitalPA que garantizan la máxima protección de datos y niveles de seguridad gracias a las certificaciones ISO IEC 27001/2017 obtenidas con la máxima calificación (Tier IV).
• Permite la gestión de la identidad del denunciante y el acceso a la plataforma de una manera que cumple plenamente con el Reglamento GDPR.

Descubra todos los detalles sobre la Infraestructura y la Seguridad.

La Directiva de la UE es clara y se refiere a la obligación de utilizar programas informáticos (definidos como canal informático en la normativa).

El uso del correo electrónico o del correo certificado está en desuso y no puede considerarse un canal informático que garantice la confidencialidad de la identidad del denunciante exigida por la ley, ya que no garantiza un flujo de trabajo protegido y seguro, y puede ser interceptado por terceros que manejen el correo electrónico.

Una herramienta como el correo electrónico, además de no cumplir con la normativa, es un atajo que produce vulnerabilidades y complicaciones de gestión que las Administraciones Públicas y las empresas no deberían tenerlo en consideración.

Sólo un software puede garantizar un flujo de comunicación correcto: Canal Denuncias – Whistleblowing garantiza el cumplimiento de la legislación, así como una gestión optimizada de las denuncias, con asignaciones automáticas a los responsables en función del tipo de denuncia, una gestión dedicada a los responsables y una asistencia técnica altamente cualificada.

¿Quiere comprobar si su organización cumple la legislación nacional y la Directiva de la UE? Póngase en contacto con uno de nuestros asesores ahora.

DigitalPA apoya a las organizaciones y empresas en la fase de configuración del sistema de denuncia: el flujo de gestión de las denuncias se hace muy sencillo e inmediato gracias a la puesta en marcha de varios mecanismos automáticos, incluida la asignación automática de las denuncias a los responsables.

Tras la recepción de las denuncias, los responsables deben iniciar una fase de indagación e investigación de los hechos denunciados, y el sistema debe permitir la comunicación bidireccional con los denunciantes, a los que se puede invitar a aportar aclaraciones o más información, y se les actualiza el progreso del estado de la denuncia.

El acceso a las denuncias y a los datos sensibles de los denunciantes, cuando se facilite, debe estar protegido por permisos específicos y por una infraestructura segura que permita una comunicación eficaz, que evite cualquier fuga de información y que respete el anonimato y la confidencialidad, tal como exige la legislación (que requiere una gestión en la que el archivo de denuncias y el archivo de denunciantes estén separados). Esto es exactamente lo que ocurre en Canal Denuncias Whistleblowing.

Para más información sobre el papel de los responsables y su formación, puede solicitar una consulta personal.

La plataforma Web y App de Legality Whistleblowing incluye todas las funcionalidades necesarias para gestionar todos los casos de denuncia de una manera legalmente compatible y segura.

Específicamente, en el lado de las denuncias es posible configurar:

• Un número ilimitado de denunciantes (empleados y/o partes interesadas)
• Denuncias anónimas o registradas (a discreción del cliente)
• Denuncias escritas
• Denuncias de voz (de acuerdo con la Directiva de la UE 1937/2019)
• Tipos de denuncias y formularios configurables de forma ilimitada

En el lado de la organización de la gestión de las denuncias, hay varias funcionalidades y configuraciones disponibles:

• Destinatarios ilimitados de las denuncias
• Separación de roles ( Responsable, Colaborador, Terceros)
• Asignación automática al responsable correspondiente
• Calendario de plazos, notificaciones y Estadísticas
• Single Sign-ON bajo petición
• Multiempresa a petición
• Personalización de la plataforma (gráfica y flujos de gestión)
• Servicios y asistencia
• Estadísticas e informes avanzados

Las actualizaciones evolutivas y normativas están siempre incluidas en la tarifa, lo que garantiza el cumplimiento y evita posibles sanciones.

El uso de la plataforma Whistleblowing es un software SaaS y no requiere programación ni instalación en los servidores de la organización. Instalar la aplicación en los servidores internos del cliente no garantiza la confidencialidad de las denuncias, ya que los servicios IT internos pueden tener acceso a la información, exponiendo los datos a vulnerabilidades.

Solicite ahora una demostración personalizada a uno de nuestros asesores.

Sí, es posible establecer un canal de voz en la plataforma web y a través de la App Legality Whistleblowing. Todo el proceso puede gestionarse mediante el intercambio de mensajes de voz o en modo mixto, voz y texto. El uso del canal de voz le permite cumplir con la Directiva (UE) 1937/2019 con la posibilidad de adjuntar documentos a la denuncia de voz y posiblemente complementar la denuncia, como es el caso de las denuncias enviadas a través de formularios.

Descubra los detalles de la legislación de la UE y cómo Legality Whistleblowing es totalmente compatible, seguro y constantemente actualizado con la normativa vigente.

No, las denuncias de voz sólo se gestionan internamente dentro de la plataforma o la aplicación móvil. El uso de herramientas externas como líneas telefónicas y centros de llamadas no son en absoluto conformes y, por tanto, se desaconsejan desde el punto de vista de la seguridad y el cumplimiento normativo de la aplicación, ya que no garantizan el secreto y pueden provocar posibles fugas de datos, lo que socava el propio valor legal de la denuncia.

La denuncia mediada tampoco cumple las normas de integridad y no tiene valor legal.

El uso del teléfono está en desuso por varias razones relacionadas con la confidencialidad, los costes de gestión y la calidad del servicio. Sólo si la denuncia se hace directamente a la persona que tiene que gestionarla dentro de la organización se puede garantizar el cumplimiento, la confidencialidad, la privacidad y, sobre todo, la calidad del servicio. La recepción directa de la denuncia por parte del responsable garantiza una calidad de gestión que un centro de llamadas, aunque esté especializado, no puede igualar.

No hay límites ni costes adicionales en el número de usuarios que reciben o gestionan las denuncias. Todos los responsables de RRHH, anticorrupción, compliance y auditoría interna, entidades o partes externas: todos ellos pueden disponer de una cuenta con permisos específicos para acceder a las denuncias bajo su responsabilidad.

Todos los planes disponibles incluyen la configuración de un número ilimitado de responsables: elija el plan que mejor se adapte a su organización.

La plataforma web y la aplicación móvil de Legality Whistleblowing están disponibles en más de diez idiomas traducidos por profesionales.

Además de los idiomas más comunes, la aplicación puede configurarse a petición en otros idiomas según las necesidades del cliente.

Los manuales, el ticket y la asistencia telefónica están garantizados en italiano, inglés y español.

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Sí, es posible configurar el software en modo multi-tenant. Cada empresa estará asociada al grupo de responsables, destinatarios y responsables de las denuncias.

Solicite ahora un presupuesto a uno de nuestros asesores.

El sistema Web y App de Canal Denuncias – Whistleblowing es un servicio SaaS multicanal e intuitivo, accesible a través de un navegador web y también disponible en una versión App móvil (descargable gratuitamente por el denunciante).

El uso del software no requiere la participación de los recursos informáticos internos de la empresa o institución.

Lea más sobre las características técnicas del sistema en la página dedicada a Infraestructura y Seguridad.

Los denunciantes no pueden ser sancionados, degradados o despedidos por su denuncia.

Del mismo modo, el denunciante, ya sea un empleado público o privado, no puede ser objeto de presiones o discriminaciones directas o indirectas que afecten a las condiciones de trabajo por cualquier motivo relacionado con la denuncia.

El denunciante que sufra este tipo de medidas disciplinarias u otras represalias o acciones discriminatorias puede denunciarlas directamente o a través de las organizaciones sindicales.

Descubra todas las referencias normativas relacionadas con la denuncia de irregularidades.

El término «whistleblowing» se refiere al proceso por el que un denunciante informa de una conducta irregular o fraudulenta dentro de una organización.

Por lo general, un denunciante es un empleado que, en el transcurso de su trabajo, se da cuenta de un comportamiento irregular, ilegal o potencialmente perjudicial para la organización o la comunidad y decide denunciarlo dentro de la organización o empresa, a las autoridades o a los medios de comunicación.

El denunciante, por tanto, desempeña un papel de interés público, ya que pone en conocimiento de la empresa u organismo la presencia de problemas y peligros relacionados con las irregularidades denunciadas.

El denunciante está protegido por una cuidadosa legislación nacional e internacional que entiende la denuncia como una manifestación de sentido cívico que contribuye a prevenir la corrupción y a sacar a la luz situaciones que atentan contra la buena administración, los intereses de la empresa o el interés público colectivo.

¿Quiere comprobar si su organización cumple la normativa? Póngase en contacto con uno de nuestros asesores ahora.

En primer lugar, porque es un requisito normativo para diversos tipos de empresas utilizar una herramienta segura que garantice el cifrado de la información y la confidencialidad del denunciante.

Para cumplir con la legislación internacional en materia de denuncia de irregularidades y evitar sanciones, es necesario contar con un software de denuncia de irregularidades seguro que respete los derechos y la confidencialidad de los denunciantes y garantice el cumplimiento de la organización que lo adopte.

El software de denuncia de irregularidades también es esencial para obtener las certificaciones ISO 37001, ISO 37002 e ISO 37301, dedicadas al Antisoborno, al Whistleblowing y al Compliance respectivamente.

El uso del software también garantiza un flujo de trabajo de denuncias más ágil, lo que ayuda a la puntualidad de las denuncias y a la prevención de irregularidades más graves, permitiendo a la organización resolver un problema internamente con importantes beneficios sobre la reputación y los recursos utilizados.

Por lo tanto, desde este punto de vista, la gestión de las irregularidades a través de un software de denuncia como Canal Denuncias – Whistleblowing no sólo es una necesidad legal, sino también moral y financiera para la organización, ya sea pública o privada.

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El sistema Canal Denuncias – Whistleblowing se ha desarrollado siguiendo las mejores prácticas en materia de denuncia de irregularidades y en cumplimiento de las directrices normativas nacionales, europeas e internacionales. Entre sus muchas ventajas están:

• Cumplimiento de las directrices de gestión de datos personales (GDPR)
• Elevadas posibilidades de configuración
• Usuarios ilimitados para las denuncias
• Denuncias en formato audio sin necesidad de contar con líneas telefónicas
• App asociada para llegar a los usuarios con menos conocimientos de informática
• Actualizaciones continuas y nuevas funciones disponibles para todos los clientes
• Actualización normativa
• Multilingüe

Descubra los detalles de los diferentes planes disponibles y adecuados para su organización.

Las conductas indebidas sujetas a la legislación sobre denuncia de irregularidades incluyen todos los comportamientos irregulares, ilegales o potencialmente perjudiciales para la organización o la comunidad.

En el caso de la Administración Pública, se hace referencia a la variedad de delitos que se cometen contra la misma, incluyendo también abusos de diversa índole e irregularidades como el despilfarro, la tergiversación, las irregularidades contables, etc., que pueden comprometer el buen funcionamiento de la organización.

En el caso de las empresas, son ilícitas todas las conductas que violen la ley, infrinjan el principio de imparcialidad o vulneren las normas de la empresa, incluidas la corrupción, el fraude y las situaciones que perjudiquen la salud y la seguridad colectivas o causen algún daño a terceros.

Por lo tanto, esta conducta es diferente de cualquier conducta ilícita que vaya en detrimento del interés personal del empleado o colaborador individual.

Toda persona que denuncie infracciones detectadas durante la actividad laboral muestra una implicación éticamente correcta y se le invita a detallar al máximo los hechos denunciados, dando información precisa sobre las horas y los lugares en los que se produjo el suceso y aportando elementos útiles para la identificación de la persona responsable de los hechos denunciados.

Descubra cómo Canal Denuncias – Whistleblowing satisface las necesidades de todo tipo de organizaciones sujetas al cumplimiento de la normativa en la gestión de las denuncias de conducta indebida.

¿Quiere su organización evitar sanciones y adoptar una herramienta informática que cumpla la normativa? Póngase en contacto con uno de nuestros asesores para obtener un presupuesto sin compromiso.

La confidencialidad implica una extrema precaución y la prohibición de revelar la identidad del denunciante.

El anonimato, por su parte, supone la posibilidad de ofrecer un canal de denuncia que no requiera el registro ni el suministro de datos personales.

La plataforma Canal Denuncias – Whistleblowing ofrece ambos canales de denuncia, teniendo en cuenta los requisitos normativos tanto del sector público como del privado. De hecho, es posible configurar el software con ambos canales, o incluso con uno de los dos en función de las necesidades del cliente.

¿Necesita mayor información sobre la normativa? Póngase en contacto con un consultor para mayor información.

Gracias a la clara separación entre la identidad del denunciante y la propia denuncia, Canal Denuncias – Whistleblowing garantiza el pleno respeto de la confidencialidad de la denuncia.

La separación permite ver el contenido de la denuncia también en modo anónimo. La posible asociación posterior con la identidad del denunciante sólo se utiliza cuando se considera indispensable para los fines de la investigación, por ejemplo en los casos en que el responsable de la tramitación de la denuncia necesita pedir aclaraciones y verificar los hechos.

Más información sobre la Infraestructura de Seguridad de Canal Denuncias – Whistleblowing.

Canal Denuncias – Whistleblowing se desarrolla y gestiona siguiendo los principios de Privacy by Default y Privacy by Design, y adhiriéndose a los más estrictos y avanzados protocolos de protección de datos y a las normas ISO 27001.

La protección de los datos personales del denunciante está garantizada, en particular, por:

• Separación de la identidad del denunciante del contenido de las denuncias
• Cifrado asimétrico de contenidos y archivos adjuntos
• Autenticación de la App mediante credenciales biométricas (huella digital, reconocimiento facial, etc.)
• Acceso regulado por el GDPR con complejidad de la contraseña y cambio trimestral de la misma (Reglamento UE 679/2016)
• Autenticación de dos factores
• Envío de la huella digital de los mensajes al denunciante por correo electrónico o PEC para garantizar la inmutabilidad de las denuncias (puede activarse a discreción del cliente)
• Acceso mediante SPID, tarjeta inteligente y CNS.

La seguridad del sistema también se confirma mediante la Vulnerabilty Assessment & Penetration Testing realizadas por expertos externos en seguridad informática, que se llevan a cabo periódicamente o se pueden solicitar.

Por último, confirmando de nuevo el cumplimiento normativo del software en materia de protección de la información, todos los datos se almacenan en la UE.

¿Cumple su organización la normativa nacional y la Directiva de la UE? Póngase en contacto con uno de nuestros asesores ahora.

La principal normativa que regula la denuncia de irregularidades a nivel europeo es la Directiva de la UE nº 1937, de 23 del octubre de 2019, que establece nuevas normas para proteger a los denunciantes que revelen infracciones de la legislación de la UE en ámbitos como la contratación pública, los servicios financieros, el blanqueo de capitales, la seguridad de los productos y el transporte, la seguridad nuclear, la salud pública y la protección de los consumidores y los datos.

La Directiva exige a todas las empresas con más de 50 empleados o un volumen de negocio anual superior a 10 millones de euros que establezcan canales internos seguros para denunciar irregularidades. Todos los estados, administraciones regionales y municipios de más de 10.000 habitantes están incluidos en la nueva obligación.

Al adoptar Canal Denuncias – Whistleblowing, su organización tiene garantizado un sistema informático totalmente conforme que se ajusta a cualquier actualización normativa en los 30 días siguientes a la publicación de la norma.

Obtenga más información consultando la página de la Normativa, o póngase en contacto con un consultor para conocer en detalle qué normas se aplican en los países en los que opera su organización.

Sí. Los principales elementos que garantizan que el sistema Web y App de Canal Denuncias Whistleblowing cumple con el Reglamento GDPR y la Directiva de la UE 2019/1937 son:

• Confidencialidad de los datos de los denunciantes
• Aplicación de estrictos protocolos de seguridad informática
• Seguridad de acceso al sistema
• Tratamiento y almacenamiento de datos en la UE
• Multicanal, gracias a la posibilidad de enviar denuncias tanto de voz como escritas.

¿Cumple su organización las directivas de la UE? Póngase en contacto con nosotros para recibir asesoramiento sin compromiso.

En cuanto a las entidades públicas, cualquier país aplica diferentes tipos de sanciones a las instituciones incumplidoras.

En el ámbito empresarial, las multas y sanciones pueden incluir pagos monetarios, inhabilitaciones, confiscaciones y sentencias que condenen la conducta irregular constatada.

La mejor manera de confirmar las que se aplican en su país es verificar la jurisdicción vigente contactando con uno de nuestros consultores.

Gracias a los avanzados protocolos de seguridad y al cumplimiento de la normativa, Canal Denuncias – Whistleblowing permite a las organizaciones que adoptan la plataforma obtener diversas certificaciones internacionales ISO, como:

• ISO 37001 – Gestión anticorrupción
• ISO 37002 – Gestión de la denuncia de irregularidades
• ISO 37301 – Gestión del Compliance

La adhesión certificada a las normas ISO ofrece una serie de ventajas, sobre todo en el sector empresarial, como el aumento de las oportunidades de negocio, una mayor confianza de socios y clientes, y demuestra el compromiso de la empresa con la mitigación del riesgo de reputación y la gestión del riesgo de cumplimiento.

¿Quiere comprobar si su empresa cumple las normas ISO? Póngase en contacto con nosotros para una consulta sin compromiso.

El software Canal Denuncias – Whistleblowing no está sujeto a derechos de licencia. La tasa se refiere a:

Adaptación reglamentaria (en los 30 días siguientes a la publicación de la norma)
Adaptación evolutiva, es decir, a las últimas tecnologías, cada vez más avanzadas y seguras
Manuales y videoguías de apoyo al uso del software
Soporte técnico
Formación a distancia (3 horas)

El coste del plan varía en función de la funcionalidad específica activada, el tamaño de la organización, las necesidades de formación previas, la duración de la relación contractual y cualquier solicitud de personalización gráfica y funcional.

Consulte los planes disponibles para su organización y solicite ahora un presupuesto personalizado.

El sistema Canal Denuncias – Whistleblowing de DigitalPA tiene la ventaja de estar disponible y activarse muy rápidamente, con la garantía de un cumplimiento normativo inmediato y certificable.

Además, la disponibilidad del servicio en modo Saas no implica la participación de recursos informáticos dentro de la empresa u organización que elige el software.

Póngase en contacto con un asesor para obtener más información y un presupuesto adaptado a sus necesidades.

Sí, el sistema de gestión de denuncias se puede adaptar a las necesidades de cada organización configurando, por ejemplo, las categorías de las denuncias y los usuarios responsables de gestionarlas.

La flexibilidad y adaptación de la plataforma se confirma también con la posibilidad de que la institución o empresa cliente ponga a disposición del denunciante un sistema de información accesible con o sin registro, u ofreciendo ambas opciones.

La personalización se extiende también a la adaptación del diseño a la identidad de la marca de la organización y a la inserción de contenidos, información y políticas de administración personalizadas.

La página de inicio de la plataforma y la aplicación pueden personalizarse aún más si se solicita.

También es posible integrar la plataforma con el Directorio Activo del cliente si se solicita.

Una solución completa y fiable como Canal Denuncias – Whistleblowing requiere un soporte técnico y una asistencia de 5 estrellas. Nuestro equipo de especialistas, con años de experiencia en el campo del Whistleblowing, asegura y garantiza un apoyo inmediato absolutamente incluido en la tarifa de uso de la plataforma.

Los manuales, el ticket y la asistencia telefónica están garantizados en italiano, inglés y español.

Si se necesita apoyo normativo o de formación adicional, DigitalPA también ofrece asesoramiento especializado que puede cotizarse por separado.

Hable con un consultor de DigitalPA para obtener más información.