Un sistema eficaz de denuncia de irregularidades

Parte 1: la lista de comprobación para organizar la implementación del sistema en la empresa y evaluar su eficacia

¿Cómo se mide la eficacia de un sistema para gestionar denuncias de irregularidades en la empresa? Para responder a esta pregunta, los criterios de evaluación que deben tenerse en cuenta son numerosos y a veces difíciles de cuantificar.

El primer paso para introducir procedimientos de denuncia de irregularidades que satisfagan no solo a la dirección, sino también a los empleados, colaboradores y stakeholder de la empresa, es definir con claridad los objetivos que se quieren alcanzar y las estrategias para alcanzarlos.
A continuación se definirán los elementos del sistema más relacionados con el funcionamiento, como canales de denuncia, medidas comunicativas y procesos que se integren en la cultura empresarial.

No hay que olvidar que el objetivo de un sistema de gestión de denuncias es establecer uno o varios canales de comunicación, organizados y dirigidos por personas con las competencias necesarias, a través de los cuales se puedan efectuar las denuncias respetando plenamente la confidencialidad del denunciante.

Para cumplir con la normativa vigente a nivel europeo, es necesario que uno de los canales sea obligatoriamente un software dotado de normas de seguridad específicas.

De esta manera, la organización podrá prevenir activamente escándalos y daños económicos antes de que ocurran.

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Veamos ahora juntos la lista de comprobación con la que garantizar la eficacia de su sistema de gestión de denuncia de irregularidades.

Antes de la implementación

Sistema informático de conformidad

La empresa debe asegurarse de que el sistema informático que va a utilizar y el reglamento relacionado cumplan con las leyes y regulaciones vigentes, como por ejemplo la Directiva de la UE 2019/1937 y el GDPR para la privacidad.

Flexibilidad de la solución de software

La plataforma de software para la gestión de denuncias debe ser flexible para adaptarse a los objetivos y al modelo organizativo de la empresa.

Canal denuncias – Whistleblowing ofrece amplias posibilidades de configuración que responden a las necesidades de cualquier organización, pública o privada.

Confidencialidad de la identidad de los denunciantes

A la base de cualquier sistema de denuncia debe ser la confidencialidad de la identidad del denunciante. Sólo el grupo de trabajo designado para recibir y tramitar las denuncias debe estar informado.

Asignación de responsabilidades para la gestión de las denuncias

La empresa debe identificar internamente o externamente a sus empleados a personas con cualificaciones profesionales específicas que deberán recibir y gestionar las denuncias, como por ejemplo el Compliance Manager. Por lo tanto, necesitará un grupo de trabajo dedicado, que trabaje y comunique siguiendo reglas bien definidas.

¿IDenuncias anónimas o confidenciales?

Puede optar por que las denuncias sean completamente anónimos o que los datos sobre la identidad del denunciante solo sean visibles para el responsable de su gestión. Ambas opciones tienen pros y contras, que deben evaluarse cuidadosamente para poder configurar el sistema.

Accesibilidad de los canales de denuncia de irregularidades

Los canales de denuncia deben adaptarse al entorno cultural en el que opera el sistema de gestión de las denuncias, a las diferentes preferencias, la accesibilidad y la capacidad de los posibles denunciantes de irregularidades.
Por lo tanto, debe ofrecerse la posibilidad de denunciar tanto por escrito como por voz, a fin de que el sistema sea accesible a todos los usuarios potenciales.

Definir los KPI para la eficacia

Los KPI (indicadores clave de rendimiento), que son las métricas con las que se evalúa el rendimiento de ciertos procesos, son fundamentales para garantizar que el sistema de denuncia de irregularidades funcione después de la implementación. Entre los más importantes en el ámbito empresarial, están el número de días que se necesita en promedio para cerrar las denuncias, el número de casos activos, el número de casos por tipo y el análisis de los casos por área geográfica, sede o departamento.

Despues de la implementación

Comunicación con los empleados - también temporales - colaboradores y stakeholder

Para que «cobre vida», la empresa debe instruir a los empleados sobre cómo y cuándo usar el sistema, asegurándose de que no se les penalice por denuncia de una mala conducta.
El sistema de gestión de las denuncias debe ponerse a disposición de los empleados, trabajadores y colaboradores de las empresas proveedoras de bienes o servicios y que realizan obras en favor de la administración; en las previsiones de la Directiva UE 2019/1937, tambien las personas que se encuentren temporalmente en relaciones laborales con la administración, aunque no tengan la cualificación de empleados – como practicantes y aprendices – también deben ser consideradas como posibles denunciantes de irregularidades. Por último, sería conveniente, si es pertinente para la empresa, abrir los canales de denuncia también a las personas que trabajan bajo la supervisión o la dirección de los socios comerciales y terceros, para incluir a los denunciantes potenciales en la sociedad en general.

Supervisar periódicamente los indicadores clave de rendimiento de referencia

Es fundamental que el personal encargado de la gestión de las denuncias controle los indicadores seleccionados, ayudandose en las estadísticas disponibles en la plataforma de software, no solo para preparar los reports destinados a los directivos de la empresa, sino también para comprobar que siguen siendo relevantes para determinar la eficacia del sistema. En caso contrario, podrá modificarlos o añadir otros nuevos.

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